Analizzare e presentare i dati

All’interno del rapporto vengono inseriti dati verificati e precedentemente analizzati, necessari per fornire risposte e raccomandazioni volte a risolvere un problema o raggiungere una determinata situazione.

All’interno del report sono inserite tutte le informazioni necessarie, spesso divise per aree, dove in ciascuna di essa viene riferita una particolare azione da intraprendere.

Un report non ha un timing particolare, ma è comunque una best practice redigere report con cadenze ben definite, al fine di migliorare il documento in maniera continuativa e velocizzare la stesura dello stesso.

Il primo passo da compiere è sicuramente l’analisi del report. 

Quando si parla di presentazione dei dati, non si intende una mera esposizione di una serie di numeri ma implica una comprensione profonda sia del dato in sé che dell’intero contesto in cui si muove. Raccontare la storia dietro ai dati li rende più completi, reali ed effettivi.

Il secondo passo, fondamentale nella stesura del proprio discorso di presentazione è la semplificazione, rendendo il discorso lineare e chiaro.

Il terzo pilastro della presentazione di un report è l’adattamento del proprio stile comunicativo e della tipologia stessa di report da presentare, in base al proprio interlocutore. Essere sempre positivi, risaltando il lavoro svolto attraverso i dati più significativi ed essere sinceri dà valore all’esposizione e completa il discorso. 

Sapere interpretare i dati collegandoli con il contesto e la strategia generale è un aspetto fondamentale nel ruolo del Project Manager. 

Al fine di evitare fraintendimenti, è altrettanto importante definire il tipo di comunicazione da utilizzare per creare una relazione di credibilità e fiducia, e saper trasmettere le informazioni cruciali con il giusto tone of voice.